Подсказки для тех, кто самостоятельно ведет учет. Банк.

В течение месяца вы получаете деньги от заказчиков, оплачиваете счета поставщиков, платите зарплаты, налоги по безналичному расчету, то есть через банк.

Чтобы ООО или ИП могло распоряжаться своими безналичными деньгами, они должны открыть в любом понравившемся им банке счет. Вы можете встретить его разные названия в интернете, договоре, в экономической литературе: "банковский", "расчетный", "текущий", "рублевый" или даже "лицевой" счет.

Когда месяц закончится, вы берете банковскую выписку. В некоторых банках, и особенно, в онлайн банкинге, еще называют еще "расширенной выпиской". Расширенная она потому, что в ней видна не только сумма денег, которая находится у вас на счете, но и какого числа, от какой фирмы или ИП, за что пришли эти деньги и некоторые другие детали платежа.

Зачем нужна выписка, если вы и так каждый день можете увидеть любую информацию по своему счету?

Она нужна для контроля за вашими деньгами. Все ошибаются, даже банковские программы. Бывает, например, списание комиссии за услуги банка может произойти дважды, но в разные дни, а вы не заметите. Или случайно оплатите два раза один и тот же счет. Можете пропустить важный платеж, хотя будете уверены, что вы его точно делали. В общем, все это можно отследить, просмотрев свежим взглядом перечень поступлений и списаний денег за более длительный период, чем за один день. За неделю или за месяц, за квартал.

Как читать банковскую выписку?

Любой банк, конечно, волен по-разному оформлять выписку для своих клиентов, но сходные данные есть во всех выписках.

Обычная выписка содержит:

  • дату составления выписки (когда вы запросили ее в банке);
  • период составления выписки (за сколько дней она составлена);
  • дату предыдущей выписки по счету (это чтобы вы понимали, что между прошлой и нынешней выпиской ничего не пропущено);
  • обороты по кредиту (это деньги, которые пришли вам на счет);
  • обороты по дебету (деньги, которые списали с вашего счета);
  • сальдо на начало и сальдо на конец периода (то есть остаток денег на банковском счете на последний день периода, за который составлена выписка).

Кто знает систему двойной записи на счетах бухгалтерского учета, тот заметит, что данные по дебету и по кредиту в банковской выписке отражаются наоборот, нежели у вас в бухгалтерии. Для вас "дебет" - это приход денег, а для банка - расход. По кредиту в учете у предприятия или ИП отражаются списания денег, а в банковской выписке - поступления. Так что не пугайтесь, если увидите такое.

Как еще можно использовать выписку?

Помимо контроля за движением своих денег в течение месяца или квартала, выписки используют для проверки своей бухгалтерской программы. Известно, что остаток денег на расчетном счете у ООО должен быть показан в бухгалтерской отчетности (в балансе, например). Случается, что, добросовестно внеся выписки в 1С или другую программу, в которой вы ведете свой учет, вы получаете сбой в системе и часть операций теряется или "не проводится", т.е. остается неучтенной. А, сверив конечный остаток по счету в той выписке, которую вы запросите в банке, и остаток на банковском счете, который показан в вашей бухгалтерии, вы моментально увидите расхождения. Кроме того, выписку можно взять за любой период, особенно в онлайн банкинге, таким образом, можно сузить область поиска ошибки.

А еще выписка может помочь вам восстановить свой учет, если вдруг с бухгалтерской программой что-то произойдет и все данные, внесенные в нее, исчезнут или повредятся.

Связан с этим и другой способ использования выписки: по ней мы можем составить список документов, которых нам не хватает для закрытия квартала. Проверить, какие документы не прислал поставщик. А также, что было оплачено покупателем, но нами ему не отгружено или не предоставлено. Для наших клиентов, находящихся на бухгалтерском обслуживании, мы так и делаем.

Этим же принципом пользуются налоговики. Если при проверке выяснится, что у фирмы "потерялись" документы, они возьмут вашу банковскую выписку, посчитают, сколько денег поступило от покупателей и начислят по ним налоги. Это неприятная ситуация, поэтому лучше документы содержать в порядке.

Что обязательно проверять?

Остаток денег на конец дня в последний день квартала. То есть 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря. Как я уже сказала, эти суммы попадают в бухгалтерскую отчетность.

Нужно ли забирать в банке распечатки выписок, если подключена система "онлайн банк"?

Ходить за выписками в банк необязательно, если у вас есть дистанционный доступ к своему счету, то есть система "онлайн банк". Достаточно просто распечатать выписку самостоятельно и положить ее в папочку. Если дистанционный банкинг не подключен, тогда обязательно возьмите в банке выписку. По закону, каждая операция должна отражаться в учете на основании какого-либо подтверждающего документа. "Первичного документа", как называют его бухгалтеры. Банковская выписка - это как раз такой первичный документ. При самом "кровожадном" раскладе, если выписку не забрать в банке или не распечатать - налоговая может оштрафовать за отсутствие первичных документов по статье 120 Налогового кодекса (10 000 рублей или выше).

К тому же, нередко на практике бывают ситуации, когда вам надо срочно отправить клиенту или поставщику выписку, подтверждающую оплату, а у вас "завис" клиент-банк. Поэтому искренне рекомендую выписки распечатывать каждый день. Ну или если у вас платежи случаются гораздо реже, тогда раз в неделю, раз в месяц.

Какие у вас есть вопросы по теме банка и банковских выписок? Пишите, присылайте свои комментарии.

 

Ирина Шнепстс,

руководитель, финансовый директор, основатель компании.